Cum pot companiile să își reducă cheltuielile alocate pentru călătoriile de afaceri

13.06.2014

Perfect Tour a organizat ieri, în parteneriat cu Air France / KLM, Amadeus și Athenee Palace Hilton, prima ediție a Business & Travel Management Conference (B&TM Conference 2014).  Evenimentul, având motto-ul ”Savings through business travel technology”, s-a bucurat de participarea a peste 40 de reprezentanți de companii din aproape toate sectoarele economice, de la energie și farma, până la auto.

Astfel, în condițiile în care călătoriile de business reprezintă o parte importantă în bugetele companiei, conferința a avut scopul de exemplifica, detalia și conștientiza actorii din piață de importanța implementării unei politici de călătorii eficiente, cu ajutorul unei firme specializate. Astfel, în primul an, se pot realiza reduceri de cheltuieli cu deplasarea angajaților de peste 20%.

“Călătoriile de afaceri reprezintă o componentă importantă în bugetele majorității corporațiilor, iar agențiile de Business Travel Management (BTM), puternice, cu experiență și care pot garanta serviciile oferite, sunt o armă vitală în lupta pentru controlul costurilor. Economiile generate de adoptarea și implementarea corectă a unei politici de călătorii ajung la peste 20%, chiar din primul an”, a declarat Marian Ionescu, directorul comercial al Perfect Tour.

Costurile efective cu călătoria – 60-61%

În plus, potrivit  studiilor efectuate de Perfect Tour, costurile efective ale serviciilor de călătorie solicitate de cei peste 280 de clienți corporate pe care agenția îi are, în toate cele șase țări europene unde activează (Romania, Republica Moldova, Bulgaria, Ucraina, Cehia și Slovacia), ajunge la 60-61% din total achitat furnizorilor de travel, peste o treime fiind banii plătiți angajaților pentru a călători.

“Specialiștii în BTM oferă permanent consultanță clienților și optimizează, de exemplu, timpii pierduți în cazul legăturilor, sau timpii necesari procesării, reducând astfel timpi de călătorie și indirect costurile. De asemenea, o agenție de BTM reduce riscurile de călătorie, limitând apariția unor costuri suplimentare”, a mai spus Marian Ionescu.

Control total și în timp real

Directorul comercial al Perfect Tour a explicat tehnologiile de care dispune compania permit un control total și în timp real. Astfel, în cazul de care politica de travel dezvoltată pentru un client spune, de exemplu, că rezervările se operează cu trei săptămâni înaintea deplasării și cel care trebuia să se ocupe de acest aspect încalcă termenul, sistemul sesizează neconcordanța, iar persoana respectivă va trebui să dea explicații superiorilor de ce a cheltuit mai mulți bani

“Fiecărui client i se crează un profil unic în sistem, în conformitate cu politica de travel stabilită alături de specialiștii în managementul călătoriilor de afaceri. Se pot crea, de exemplu, plafoane și introduce criterii de selecție, astfel încât pentru un angajat din middle management să nu se poată opera o rezervare la Business Class, ca în cazul top management-ului. Iar toate rezervările urmează fluxul de aprobare, managerul putând vedea toate detaliile înainte de a aproba”, a explicat Florin Himceac, director de vânzări Amadeus, în cadrul B&TM Conference 2014.

Piața călătoriilor încă nu a ajuns la maturitate

Potrivit specialiștilor prezenți la eveniment, piața călătoriilor de afaceri din țara noastră nu este una matură, în condițiile în care rezervările off-line (la telefon sau prin fax) sunt de încă de actualitate. Astfel, dacă nu există un instrument de control, cei care se ocupă de cumpărarea serviciilor de călătorie pot achiziționa orice și orcând, în timp ce costurile companiei vor fi în creștere.

“Open booking-urile dau libertate de mișcare, dar sunt mult mai scumpe. Iar Rogue booking-urile efectuate individual, în afara canalului oficial, sau apelând la cunoștințe și prieteni sunt o adevărată gaură neagră pentru bugetul de travel al unei companii. Implementarea unei politici de călătorii și a unui sistem de control cu ajutorul unei agenții de BTM elimină aceste riscuri și conferă valoare adăugata, <<hard cash savings>>-urile dupa primii doi ani ajungând până la 20%”, a mai spus Marian Ionescu.

 

Citiți și despre: