Secretele prezentărilor de succes din şedinţe

01.05.2014

Care sunt pașii esențiali ce trebuie luați în considerare atunci când aveți prezentări în ședințele de lucru? Unul dintre cele mai importante momente în viața unui manager sau a unui subordonat este prima prezentare din cadrul unei ședințe importante. Simpla expunere a rezultatelor nu este nici pe departe de ajuns, prezentarea trebuie să capteze atenția, să fie atrăgătoare, ieșită din comun, dar în același timp serioasă și, cel mai important, să informeze audiența prin mesaje bine alese despre produsele sau serviciile prezente. Se spune că doar începutul este mai dificil și că, odată ce trece timpul și începeți să realizați și să aveți prezențe în cât mai multe ședințe importante, lucrurile încep să devină mult mai simple. Nimic mai greșit. Motivul? Este corect faptul că emoțiile devin din ce în ce mai puține și că veți începe să vă obișnuiți cu prezentările în public, dar orice prezentare presupune o cercetare amănunțită înainte și, astfel, realizarea ei în funcție de audiență și scop. Așadar, niciuna nu seamănă cu alta anterioară si fiecare prezentare este o nouă provocare.

Primul lucru pe care cineva ar trebui să îl facă este să aleagă cu atenție unghiul prezentării. Fie că este vorba despre rezultatele companiei, ale departamentului pe care îl reprezintă sau un proiect special ce va fi demarat în viitor, unghiul prezentării poate să schimbe datele și impactul acesteia. Simplificați lucrurile la doar câteva cuvinte, poate chiar la un concept clar de la care să porniți totul și încercați să mențineți lucrurile cât mai simple de înțeles pentru oricine, indiferent de gradul de pregătire. De exemplu, dacă situația nu o cere, încercați să renunțați la detaliile tehnice, pe care le puteți prezenta apoi doar celor direct implicați în proiect.

Al doilea pas este cunoașterea audienței. Dacă este vorba despre colegi de departament, încercați să aflați cu exactitate care este rolul lor în proiectul prezentat, dacă este vorba despre manageri descoperiți ce părere au ei cu privire la concept. Aceste informații vor fi importante pentru a reuși să captați interesul și să puteți mixa conținutul cu modalitatea de abordare a subiectului. Pentru un plus de efect, puteți să începeți prezentarea cu situația din prezent ca mai apoi, prin exemple concrete și la subiect, să demonstrați de ce este nevoie de proiectul propus. Toate acestea, într-o manieră cât mai aproape de felul de a fi și sarcinile celor din public.

Transmiterea mesajului este esențială. De multe ori ne vedem în situația în care încercăm să povestim un lucru cuiva apropiat, iar mesajul ajunge altfel decât am vrea la el. În realitate, într-o ședință, lucrurile se complică și mai mult. Mesajele simple expuse succint pot duce la sentimentul că nu v-ați pregătit destul de mult, mesajele complexe, care includ detalii nesemnificative, pot încurca participanții. Soluția este să lăsați senzația că vă adresați personal tuturor, tocmai de aceea o prezentare poate avea mici secțiuni de dialog, în care să vă întrebați audiența cu privire la anumite așteptări sau aspecte. Aveți grijă însă la alegerea întrebărilor, răspunsurile lor trebuie să fie unele pe care le-ați luat în calcul de la bun început pentru a putea avea o coerență a prezentării și, la final, cei prezenți să fie convinși că propunerea voastră este răspunsul la toate întrebările și problemele lor esențiale. Tocmai de aceea, cele mai bune întrebări pe care le poate pune cineva care susține o prezentare sunt cele retorice, care nu pot întoarce situația, dar care vor capta interesul audienței. Adresați-vă participanților precum unor prieteni care sunt de acord cu voi, dar care trebuie convinși doar cu privire la anumite detalii pentru a finaliza proiectul în care sunt implicați.

Partea vizuală este esențială. Ilustrațiile trebuie să susțină și să exemplifice ceea ce este povestit. S-a demonstrat în nenumărate rânduri faptul că memoria vizuală este mult mai puternică, așa că imaginile concrete și corecte vor face poate cât nenumărate alte cuvinte. Puteți încerca modalități diferite, de la comparații cu situația actuală și cu ceea ce propuneți voi, la grafice explicate pe îndelete pentru toți cei care sunt în sala de ședințe.

Se crede că limbajul trupului, cel non-verbal, oferă de cele mai multe ori informații mai valoroase decât ceea ce se comunică verbal. Tocmai de aceea, mișcările corpului trebuie să fie unele naturale, dar foarte atent studiate. În plus, anumite idei sau secvențe pot fi întărite printr-un gest simplu realizat cu mâinile sau prin statură. Nu uitați de contactul vizual, fiecare participant trebuie să simtă că vă adresați direct lui.

O prezentare ieșită din comun va avea mereu un impact mult mai mare, dacă este posibil să utilizați informații care ating partea emoțională, atunci lucrurile devin și mai personale și sunt mai bine transmise către public. Cu toate acestea, nu uitați de structura esențială a unei prezentări: prima parte este formată din scopul și personajele principale, apoi avem intriga, urmată de finalul ce trebuie să conțină practic toate lucrurile pe care doriți să le exprimați audienței, deci soluția. Orice prezentare trebuie finalizată cu un impact puternic, care să întărească mesajul transmis și care să nu lase loc de dubiu din orice punct de vedere poate fi interpretat.

Atunci când susțineți o prezentare în afara companiei în care lucrați, asigurați-vă că sala este una corespunzătoare și că veți avea toate dotările tehnice de care aveți nevoie. Lipsa unui proiector, a microfonului sau altele asemănătoare pot să conducă la eșecul unei prezentări care, în condiții prielnice, ar fi fost una de succes. De asemenea, prezența unui ecou supărător, un zgomot din alte săli sau alte lucruri care pot atrage atenția sunt nedorite.

La finalul prezentării nu uitați să aveți planificată o sesiune scurtă de întrebări și răspunsuri. În cazul în care toți pașii de mai sus sunt corect realizați, participanții vor dori să afle mai multe despre subiectul expus și vor pune întrebări. Încercați să fiți cât mai bine documentați, pentru a avea răspunsuri pertinente la orice nelămurire. Dacă există lucruri despre care nu sunteți siguri, pe care nu le stăpâniți, atunci mai bine promiteți că veți reveni cu detalii exacte punctuale imediat ce vă veți interesa cu privire la respectivele aspecte, decât să oferiți informații neclare sau incorecte. Aveți mereu pregătită și varianta în care cei din audiență nu vor dori să vă adreseze nicio întrebare. Încercați să aveți câteva detalii asupra cărora să insistați în timpul rămas, pentru a evita situația în care tăcerea grea din sală va aduce o stare generală de apăsare. Pentru a pune capăt sesiunii de întrebări, e recomandat să aveți o concluzie personală, succintă și la îndemână, care să transforme finalul prezentării într-un gest cât se poate de natural.

Citiți și despre:

  • Beneficiile investițiilor în responsabilitate corporativăBeneficiile investițiilor în responsabilitate corporativă Din ce în ce mai multe companii din România se îndreaptă spre acțiuni integrate de tip CSR. Se folosește în ultima perioadă foarte des sintagma “responsabilitate socială corporativă”, mulți reprezentanți ai […]
  • Potențialul agriculturii ecologice în RomâniaPotențialul agriculturii ecologice în România Produsele eco încep să-și facă apariția în coșurile românilor. Este cunoscut faptul că produsele ecologice sunt mai scumpe decât cele obișnuite. Cu toate acestea, ele încep să-și facă loc în coșul zilnic de […]
  • Anima, clinica ce are grijă de sănătatea taAnima, clinica ce are grijă de sănătatea ta Mii de oameni se îndreaptă către Anima pentru a-și alege medicul de familie. Prima clinică Anima a fost lansată în urmă cu aproape patru ani, cu scopul de a aduce pe piața din România conceptul de îngrijire […]
  • TE-ROX PROD, textile tehnice de milioane de euroTE-ROX PROD, textile tehnice de milioane de euro Compania produce accesorii destinate scaunelor auto de copii pentru cei mai mari producători din domeniu. TE-ROX PROD este una dintre companiile tinere care s-au dezvoltat într-un timp record, reușind să […]
  • Agricost, cel mai important jucător din agricultura româneascăAgricost, cel mai important jucător din agricultura românească Compania se axează pe agricultura inteligentă, calea sigură spre performanță. Agricost este una dintre cele mai cunoscute societăți care activează în domeniul agriculturii în România. În urmă cu doar doi ani, […]